Das Verhalten von Performance-Fomularen in SAP SuccessFactors Performance & Goals war lange so ausgeprägt, dass im Rhythmus von 5 Sekunden gespeichert wurde. Der Speichervorgang war so ausgeprägt, dass er von den Anwendern nicht bemerkt wurde, so dass sowohl im Hinblick auf die User-Experience wie auch auf die Datenkonsistenz ein optimales Verhalten vorhanden war.
Während einer Ende Oktober 2019 festgestellten Überlastung der Datenbank-CPU von SuccessFactors, konnte genau diese automatische Speicherfunktion innerhalb Performance Management v12 Acceleration als Ursache klassifiziert werden. Hierdurch häuften sich Vorfälle bei Kunden, bei denen Daten innerhalb der Performance-Formulare ungewollt verloren gingen.
Als „Workaround“ wurde das Intervall für die automatische Sicherung dieser Formulare von 5 Sekunden auf ganze 2 Minuten angehoben. So kommt es nun vor, dass während der Navigation auf der Formularseite bestimmte Daten nicht automatisch gespeichert werden und somit verloren gehen können. Beispielhaft gibt ein Nutzer einen Kommentar ein und legt direkt im Anschluss – ohne manuell zu speichern – ein neues Ziel an. Der ungespeicherte Kommentar geht durch die Interaktion (Ziel anlegen) verloren.
Weiterhin wird der 2-minütige Countdown zum automatischen Speichern jedes Mal unterbrochen, wenn eine Aktivität auf der Formularseite durchgeführt wird. Die Eingabe eines Kommentares führt demnach schon zu einem Reset des Countdowns.
Ein weiteres Problem stellen die System-Timeouts dar, welche in Kombination mit dem neuen 2-minütigen Countdown auf der Performance-Formularseite zu weiteren Datenverlusten führen können. Man muss hier unterscheiden: Die System-Timeouts treten unabhängig von SF Performance & Goals im gesamten SF-System auf (automatischer Logout nach maximal 30 Minuten, längere Logout-Fenster lässt die SAP nicht zu). Der 2-minütige Countdown zum automatischen Speichern betrifft nur die Performance-Formulare.
Leider erkennt der System-Timeout gewisse Aktivitäten nicht. Das befüllen eines Kommentarfeldes beispielsweise setzt zwar den Countdown zum automatischen Speichern zurück, jedoch nicht den Timer für den System-Timeout. Somit konnte es bis vor dem aktuellsten Update dazu kommen, dass ein User 30 Minuten lang ein Kommentarfeld befüllte ohne dieses manuell zwischenzeitlich zu speichern. Der User wurde dann nach den 30 Minuten aus dem System ausgeloggt und die Daten waren verloren.
Um dies zu beheben, musste der User ständig im Formular oben rechts auf Speichern klicken:
Zum 01.01.2020 hat die SAP 2 als Verbesserungen bezeichnete Updates bereitgestellt, um die durch das verlängerte Speicherintervall verursachten Probleme – zumindest teilweise – zu beheben.
Bei der ersten Optimierung handelt es sich um eine Speichererinnerung. Sobald der User die Formularseite in SF verlassen will oder das Browserfenster schließen will, erscheint eine Warnmeldung, dass es noch ungespeicherte Daten im Performance-Formular gibt.
Weiterhin wurde die Fehlfunktion mit dem System-Logout behoben. Sobald das System kurz vor einem System-Logout steht, wird eine zusätzliche automatische Datensicherung im Formular durchgeführt.
Abgesehen von diesen beiden Verbesserungen gibt es jedoch noch keine finale Lösung für das verlängerte Speicherintervall. Somit bleibt momentan nur die Kommunikation zu den Nutzern, damit diese möglichst oft manuell speichern.
Um bei dieser Thematik auf dem aktuellen Stand zu bleiben, können Sie dem dazugehörigen Blog in der SuccessFactors Community folgen: https://community.successfactors.com/t5/Performance-and-Goals-Resources/IMPORTANT-ALERT-Temporary-Change-to-Auto-Save-Behavior-in/ba-p/240016.
Aus Sicht der User-Experience sowie der Datenkonsistenz ist es notwendig, dass ein ähnlicher Zustand wie vor der Anhebung des Intervalls auf 2 Minuten als finale Lösung bereitgestellt wird. Der aktuelle Workaround ist gerade im Modul Performance & Goals mit einer hohen Anzahl an Führungskräften als Endanwender verbunden, und die Anwender haben oft nur ein- oder zweimal jährlich Kontakt mit der Anwendung. Wenn man dann von den Anwendern verlangt, dass diese – um Datenkonsistenz zu wahren – ständig den Speichern-Button betätigen müssen (was zu einem Refresh der Seite im Browser führt), so kann man von einer auch nur halbwegs guten User-Experience nicht sprechen. Insofern empfehlen wir allen SAP SuccessFactors-Kunden hier der SAP gegenüber deutlich zu machen (z. B. über die DSAG als Sprachrohr), dass hier zeitnah eine Verbesserung erwartet wird, die funktional dem „alten“ Zustand entspricht.
Haben Sie Fragen zu SAP SuccessFactors Performance & Goals oder einem anderen Modul? Sprechen Sie uns gerne an.