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Interview Scheduling in SAP SuccessFactors Recruiting Management (RCM)

Um den Interviewprozess erfolgreich durchführen zu können, bedarf es einer ordentlichen und lückenlosen Planung. Hierzu stellt die SAP seinen Kunden drei Methoden zur Verfügung, welche anhand dieses Newsletters beschrieben werden sollen. Hierbei muss unbedingt beachtet werden, dass pro Instanz immer nur eine dieser Methoden verwendet werden kann.

Methode 1: Nutzung der Methode „Set up Interviewers“ über die Kandidatenbewerbung

Bei dieser Methode begibt sich der Interviewplaner in die gewünschte Requisition und öffnet in der Kandidatenpipeline die Bewerbung eines Kandidaten, welcher sich in einem Interviewstatus befindet. Im Anschluss kann über die Kachel „Interviewers“ die Festlegung der Teilnehmer auf Unternehmensseite und des Zeitpunkts des Gesprächs erfolgen.
Bei dieser Methode kann optional eine Einladung mit allen relevanten Daten an die Interviewer gesendet werden. Eine Einladung des Kandidaten erfolgt nicht automatisch und kann somit bei Bedarf lediglich manuell durchgeführt werden.

Methode 2: Interviewplanung mit der Interview Scheduling Funktion (ohne Outlook-Integration)

Hiermit ist eine weit umfangreichere Planung von Interviews möglich. Mit der entsprechenden Berechtigung werden unter dem Menüpunkt „Interview Scheduling“ alle zu planenden Interviews angezeigt.
Neben der Art und dem Ort des Interviews kann hier auch der zeitliche Ablauf des Gespräches geplant werden. Somit kann bspw. eingestellt werden, dass eine Person während des gesamten Gesprächs anwesend ist und eine andere Person nur während der letzten halben Stunde.
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Darüber hinaus kann das Beginn- und Enddatum des Gesprächs für jeden teilnehmenden Interviewer im „My Calendar“ eingetragen werden. Die Interviewer selbst haben vorher die Möglichkeit, ihrem Zeitplan freie Slots hinzuzufügen, an denen Sie Zeit für das Gespräch haben. Der Planer kann dann je nach Belieben einen vom Interviewer vorgeschlagenen Zeitrahmen wählen oder einen neuen Slot erstellen und den Interviewer dort zuteilen.
Anders als bei Methode 1, kann hier ein Einladungstemplate für den Kandidaten erstellt werden, welches alle relevanten Daten zum Gespräch beinhalten kann. Je nach Einstellung wird das Gespräch sofort fix gesetzt oder man gibt dem Kandidaten mit einem Link in der Einladungsmail die Möglichkeit den Gesprächstermin anzunehmen oder abzulehnen. Wird dem Kandidat die Wahl zur Zustimmung oder Ablehnung überlassen, führt ihn der Link direkt ins System, wo er alle Terminvorschläge sieht und annehmen oder ablehnen kann.

Methode 3: Interviewplanung mit der Interview Scheduling Funktion (mit Outlook-Integration)

Dies funktioniert größtenteils Analog zu Methode 2, nur dass hierbei die Terminkalender der Interviewer direkt aus Microsoft Outlook abgerufen werden. Alle Einladungen der Interviewer werden somit als Meetinganfragen versendet, welche angenommen oder abgelehnt werden können. Darüber hinaus ist es möglich Namen für Interviewräume ins System zu laden, welche dann mit den Meetinganfragen gleich mitgesendet werden. Die Prozesse für den Kandidaten ändern sich hierbei im Vergleich zu Methode 2 nicht.
Schwächen des Interview Scheduling: Falls sich bei einem gebuchten Interview einmal die Interviewer ändern sollten, was beispielsweiße bei Ausfall eines Interviewers und Austausch mit einer Vertretung vorkommen kann, führt dies unweigerlich zu Problemen. Das konkrete Problem hier ist nämlich, dass man das Interview für den Austausch der Interviewer absagen muss. An dieser Stelle bekommen alle beteiligten Personen (somit auch der Kandidat) eine Absage per E-Mail. Diese Funktion lässt sich nicht abschalten.
Genau dieses Problem kommt bei Methode 1 nicht vor, da bei Änderungen gefragt wird, ob nur der betroffene Interviewer oder alle über den Austausch benachrichtigt werden sollen.

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