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Historie von Beurteilungen am Dokument speichern

In einem Performance Management Projekt für Beurteilungsgespräche kam die Frage auf, ob es möglich ist, die Historie gemäß dem Ablauf des Papierprozesses zu sichern.

Zum Nachvollziehen der Historie bietet SAP im Standard das Action-Log an. In diesem wird dokumentiert, welche Person wann auf das Dokument zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Davon ausgeschlossen ist die Änderung von Freitexten, d. h. diese wird nicht protokolliert und ist damit auch nicht auswertbar. Vielen Kunden reicht aber die Funktionalität des im Standard bereitgestellten Action-Logs nicht aus. Es ist vorrangig zum Nachvollziehen von Änderungen und Zugriffen auf das Dokument durch einen Administrator geeignet.

Die Abbildung zeigt beispielhaft ein Action-Log.

PM-Historie_Action-Log

Die konkrete Kundenanforderung war die Speicherung des Dokuments nach einer Übereinkunft von Führungskraft und Mitarbeiter nach dem Zielvereinbarungsgespräch, dem Zwischengespräch und dem Zielerreichungsgespräch. So wird der papierbasierte Prozess bestmöglich abgebildet, da die Unterlagen, die bisher zu den genannten Zeitpunkten unterschrieben wurden, nun im System als pdf-Formular abgespeichert würden.

Die Idee der vorgestellten Lösung kam vom Kunden selbst. Im Gespräch haben wir uns über das Anhängen von Dateien an das Dokument unterhalten, um Zusatzinformationen zu Zielen an das Dokument anhängen zu können. Hier kam dem Kunden die Idee, den Ausdruck des Dokuments zum Zeitpunkt der Zustimmung aller Personen als Anhang abzuspeichern. Meine Recherche hat ergeben, dass eine Umsetzung möglich ist und so die konkrete Kundenanforderung für alle Beteiligten zufriedenstellend abgedeckt werden kann.

Nun haben alle am Gespräch beteiligten Personen Zugriff auf die abgestimmten Gespräche. Die Historie kann jederzeit durch Aufruf einer der abgestimmten Versionen nachvollzogen werden. Insbesondere Betriebs- und Personalräte legen auf eine solche Funktion immer wieder großen Wert.

Die Abbildung zeigt die Dokumente in den Anhängen, die für die Historie gespeichert wurden. Als Dateiname wurden hier Status sowie Datum und Uhrzeit der Speicherung verwendet. Zudem werden der Dateityp sowie die Änderungsinformationen in separaten Spalten angezeigt.

PM-Historie_Anlagen

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