Wussten Sie, dass Sie Ihre Mitarbeiter automatisiert über die Auszahlung der Erstattung informieren können? Voraussetzung dafür ist:
- Sie nutzen die Integration Concur Solution / Native Integration von SAP ERP mit Concur
- Sie verwenden zur Auszahlung Mitarbeiterkreditoren
Die Aktivierung dieser Funktion ist denkbar einfach. Es muss in der Workflow-Konfiguration der Haken bei „Include the Payment Confirmation step“ gesetzt werden. Ggf. haben Sie dazu keine Berechtigung. Diese Einstellung ist nur für Kunden freigegeben, die das „Advanced Configuration Training“ durchgeführt haben. Alternativ können Sie diese Funktion vom Concur Support aktivieren lassen. Es wird danach automatisch ein weiterer Workflowschritt am Ende des Workflows hinzugefügt.
Im „Configuration Report“ ist ersichtlich, ob der Haken bereits gesetzt und der Workflow-Schritt enthalten ist oder nicht:
Als Nächstes markieren Sie in SAP in der Transaktion CTE_SETUP im Import-Wizard der Finanzbuchung im Schritt „Allgemeine Einstellungen“ den Punkt „Zahlungsmitteil. aktivieren“. In der Übersicht „Concur-Belege“ erscheint eine zusätzliche Spalte „Zhlg.Status gesendet“. Hier vermerkt SAP bei Ausführung des Zahlungslaufs, ob die Erstattung einer Reisekostenabrechnung erfolgt ist. Beim nächsten Import Job wird an Concur der neue Status übermittelt. Concur versendet eine Email an den Mitarbeiter und es ändert sich der Status des Reports in „Payment Confirmed“. Die Benachrichtigungsemail finden Sie in der Workflow-Konfiguration auf dem Reiter „Email Notifications“. Sie können den Mailtext von „Default Expense Report Payment Confirmation Notification“ benutzerdefiniert abändern.
Diese Funktion ist noch nicht für Vorschusszahlungen oder Auszahlung über die Gehaltsabrechnung verfügbar. Bitte achten Sie darauf, dass Sie immer zeitnah das aktuellste Support Package für die Komponenten CTE* einspielen.
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