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Achtung Concur-(Neu)kunden – geänderte Reisekostenpauschalen ab 2019 – wie man sie updated

Das Bundesministerium für Finanzen hat die ab 01.01.2019 gültigen Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen bekannt gegeben. Für einige Länder wurden die Pauschalen angepasst. Außerdem werden die deutschen Sachbezugswerte für unentgeltlich gestellte Mahlzeiten geändert. Alle Concur-Kunden ohne First-Level-Support – und das dürften die meisten sein – müssen sich um das Update der Pauschalen und Sachbezugswerte selbst kümmern. Es gibt keine automatische Aktualisierung. Dies betrifft auch alle Kunden, die gerade in einem Einführungsprojekt stecken, da die neuen Pauschalen zum Zeitpunkt des initialen Setups noch gar nicht feststanden.

Als Concur-Kunde können Sie eine Supportmeldung erstellen, in der Sie um das Update der Pauschalen bitten. Diese Leistung ist aber in der Regel nicht unentgeltlich.

Um die Pauschalen selbst zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor. Sie können nicht einfach auf dem 3. Reiter die aktuellen Raten ändern, sondern müssen Sie Raten über einen Down-/Upload anpassen, da sonst kein neuer Satz mit Gültigkeit ab 2019 angelegt wird:

Sie benötigen einen User mit der Rolle „Abrechnungsbearbeiter“. Öffnen Sie unter Verwaltung > Abrechnung > Abrechnungsverwaltung den Link „Reisespesen“. Auf dem 2. Reiter „Mitarbeiterbezogene Konfigurationen“ ist „Deutschland“ eine Konfiguration zugeordnet. Diese wird aktuell verwendet. Wechseln Sie zur ersten Registerkarte und wählen dort diese Konfiguration aus und laden die Sätze herunter. Sie erhalten eine TXT-Datei, die Sie in Excel öffnen und bearbeiten können. Die Zeilen mit 100 und 200 beginnend dürfen nicht verändert werden. Die länderabhängigen Raten in den Zeilen mit 300 beginnend können Sie nun anpassen. Die Abzüge nicht vergessen anzupassen! Ggf. müssen Sie für alle Länder die Sachbezugswerte anpassen. Je nachdem, ob Sie diese in Concur verwenden. Löschen Sie ansonsten die Länder, in denen sich nichts ändert und passen Sie in allen anderen Zeilen das Beginndatum und die geänderten Raten an. Es werden dann in der vorhandenen Konfiguration die neuen Sätze hinzugefügt. Die alten Sätze bleiben mit offenem Ende bestehen.

Anschließend speichern Sie das Dokument wieder mit Komma-Separator im TXT-Format. Die Bezeichnung der Datei sollte wie folgt aufgebaut sein. perdiem_t0000123abcd_YYYYMMDDHHMMSS. Der Mittelteil enthält Ihre Unternehmenskennung (wird automatisch beim Download angegeben).

Jetzt wechseln Sie in Concur zu Verwaltung > Unternehmen > Extras > Monitor für Import/Extraktion. Falls Sie diesen Menüpunkt nicht sehen, fehlt Ihrem Benutzer die gleichnamige Rolle. Wählen Sie den Reiter „Importe“, markieren Sie die Zeile „Reisespesenimport“ und wählen Sie „Hochladen“. Laden Sie die Datei hoch. Der Job läuft einmal am Tag. Sie erhalten eine Nachricht, wenn der Import erfolgt ist. Falls die Datei aufgrund eines Fehlers nicht importiert werden konnte, schauen Sie sich die Fehlermeldung auf der Registerkarte „Geplante Jobs“ an. Wenn alles gut gegangen ist, sehen Sie in der Abrechnungskonfiguration unter „Reisespesen“ die neuen Sätze auf dem Reiter „Raten“.

Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie auch unter Hilfe > Hilfe zur Concur-Expense-Administration > Verwaltungsleitfäden für Concur Expense Professional > Travel Allowance Import.

Wenn Sie Unterstützung bei der Aktualisierung Ihrer Pauschalen benötigen, setzen Sie sich gern mit uns in Verbindung.

Übrigens: SAP Concur entwickelt gerade eine neue Abbildung der Reisekostenpauschalen, die Mitte nächsten Jahres zusammen mit der neuen Benutzeroberfläche ausgeliefert werden soll. Damit ändert sich ab nächstem Jahr auch das Vorgehen für die Anpassung der Pauschalen.

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