Auf der kürzlich vom 07. – 08.05.2018 stattgefundenen Konferenz von SAP Concur (SAP Concur Fusion Exchange in Frankfurt am Main) wurden die Funktionalitäten vorgestellt, die den Kunden für die Einhaltung der EU-DSGVO bereitstehen. Wir geben hier einen kurzen Einblick über die Inhalte des Vortrags „DSGVO – Service mit Sicherheit bei SAP Concur“.
Neben der Erläuterung der wesentlichen rechtlichen Voraussetzungen und Anforderungen gingen die Kollegen Dr. Stefan Stille ( Manager – Security & Technology Consulting, SAP Concur ) sowie Marcus Müller, (Lead Counsel – EMEA, SAP Concur) auch auf die Umsetzung im System sowie die derzeit bereitgestellten Funktionalitäten ein.
Die Antwort auf ein sogenanntes Auskunftsersuchen eines Mitarbeiters ist aktuell noch nicht auf Knopfdruck verfügbar. SAP Concur-Kunden müssen hier die Reportingfunktionalität des Systems nutzen. Hierzu wird SAP Concur zeitnah bekannt geben, über welche verfügbaren Standardreports die relevanten Informationen bereitstehen bzw. welche weiteren Aktivitäten notwendig sind, um die Anforderungen, die an ein Auskunftsersuchen geknüpft sind, zu erfüllen.
Das eigentliche sogenannte Data Retention Feature muss auf Ticketanfrage bei SAP Concur als Early Adoption Feature freigeschaltet werden, bevor die Kunden die Konfiguration vornehmen können. Wesentlicher Inhalt der Konfiguration ist die Festlegung der Aufbewahrungsfristen im System. Bevor die konfigurierten Einstellungen wirksam werden, lässt SAP Concur 72 Stunden vergehen, so dass Kunden die Möglichkeit haben, ggf. Fehler zu erkennen und zu bereinigen. Nach Wirksamwerden der Konfiguration erfolgen dann regelmäßige Prüf- und Löschläufe im System.
Mit den neuen Features wird auch die Möglichkeit des Löschens von Benutzern (User Purge) ausgeliefert. Welche konkreten Daten bei einer solchen Löschung vom System entfernt werden, konnten die Referenten noch nicht genau sagen. Hierzu sollen aber kurzfristig die relevanten Setup und User Guides von SAP Concur bereitgestellt werden.
Sobald wir weitere Details zu den Features erfahren, werden wir berichten.