Concur hat kürzlich die neue Benutzeroberfläche zur Erfassung der Reisekosten bereitgestellt. Sie wird als „ExpressWay“ oder „NextGen UI“ bezeichnet. Die Oberfläche ist intuitiver, einfacher und übersichtlicher. Dafür hat Concur eine ganze Reihe von Anwendern befragt und Studien durchgeführt. Sie können die Benutzeroberfläche bereits testen und auf einen Teil oder auch alle Mitarbeiter ausrollen. Auf jeden Fall wird die neue Oberfläche aber voraussichtlich ab dem 29.03.2019 für alle Concur-Kunden aktiviert und die alte Erfassung abgeschaltet.
Was ist zu tun, um die neue Oberfläche schon heute zu testen oder zu aktivieren?
Ihr User benötigt eine der folgenden Rollen:
•Administrator für gemeinsame Konfiguration
•Administrator für gemeinsame Konfiguration (eingeschränkt)
Dann erhalten Sie im Menü unter Verwaltung diesen zusätzlichen Eintrag:
Auf der folgenden Seite haben Sie die Möglichkeit, die neue Oberfläche für Ihren eigenen Benutzer zu testen und können diese Einstellung auch jederzeit zurücksetzen. Um das neue UI zu sehen, müssen Sie sich neu anmelden. Wenn Sie die Oberfläche für weitere Benutzer oder Testuser aktiveren möchten, dann klicken Sie auf den Link „Wählen Sie einzelne Benutzer aus, um zur nächsten Generation von Concur Expense zu wechseln.“ Danach wählen Sie im Feld „Schritt 1“ die Option „Rolle“ aus und unter „Schritt 2“ die Rolle „Expense UI Preview“ und klicken auf den Button „Suchen“. Anschließend können Sie Benutzer ohne diese Rolle zur rechten Seite hinzufügen und Speichern. Damit haben die Benutzer bei erneuter Anmeldung die neue Erfassungsoberfläche verfügbar.
Sie finden auf der Seite „Einstellungen für Benutzeroberfläche“ unter „Weitere Informationen“ hilfreiche Dokumente, sowohl für Administratoren als auch für Endanwender. In der Anwenderbeschreibung wird die alte Oberfläche der neuen gegenübergestellt. Die Dokumentation ist derzeit nur in Englisch verfügbar.
Bitte beachten Sie: Die Funktion zur Erfassung von Reiseverläufen steht Ihnen derzeit noch nicht zur Verfügung. Bis zum Ende des Jahres soll die Eingabe von Reiseverläufen (hoffentlich mit Kopierfunktion) zur Berechnung der Verpflegungspauschale möglich sein.
Im Menü unter Abrechnungsdetails fehlt zurzeit noch der Punkt „Reiseverläufe“:
Übrigens: Scheuen Sie sich nicht, Verbesserungsvorschläge für die neue Oberfläche beim Support einzureichen. Erfassen Sie dafür „NextGen UI“ in Ihrem Ticket.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die neue Anwendung für Gruppen oder Länder in UK oder US ohne Verwendung der Travel Allowance bereits aktiviert werden kann. In Deutschland ist sie aufgrund der noch fehlenden Funktion der Travel Allowance momentan nicht nutzbar.
Ursprünglich wollte SAP Concur die neue Benutzeroberfläche für alle verpflichtend ab Mitte 2019 einführen. Da es weiterhin zu viele Fehler, auch in Zusammenhang mit der neuen Travel Allowance gibt, wurde der Termin jetzt auf 2020 verschoben.