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Mitarbeitergruppierungen: eine gefährliche Falle in globalen SAP HCM Systemen

Die Gruppierungen für Mitarbeitergruppen/kreise werden in vielen kritischen Customizing Tabellen in SAP HR genutzt, insbesondere in der Entgeltabrechnung und der Zeitwirtschaft. Sie sind sehr hilfreich, um Mitarbeitergruppen/kreise unter verschiedenen Kriterien zusammenzufassen und einer Menge an Custimizingeinstellungen (z.B. Abrechnungsregel, Abwesenheitskontingente,…) zuzuordnen.

Allerdings ist besondere Vorsicht geboten, wenn die gleichen Mitarbeiterkreise für mehrere Länder genutzt werden, da die Gruppierungseinräge NICHT länderspezifisch sind. Jede Änderung wirkt sich auf alle Länder aus, in denen die jeweiligen Mitarbeitergruppe/kreis-Kombinationen genutzt werden.

Das ist wenig intuitiv, da die meisten Custimizing-Views für T503 (einschl. V_503_ALL) den Benutzer auffordern, eine Ländergruppierung (MOLGA) auszuwählen, bevor die Tabelle zur Pflege geöffnet wird. Daher ist die Annahme berechtigt, dass alle daraufhin vorgenommenen Änderungen ausschließlich das selektierte Land betreffen. Dem ist aber nicht so. Diese Selektion bewirkt lediglich, dass Mitarbeitergruppen/-kreise, die (gem. T503Z) für das jeweilige Land nicht zugelassen sind, im Pflegeview nicht aufgeführt werden. Aber jede durchgeführte Änderung wirkt sich dennoch zwangsläufig auf alle Länder aus, die die jeweilige Mitarbeitergruppe/-kreis-Kombination nutzen.

Das ist eine gefährliche Falle, die man im Auge behalten sollte, insbesondere da Views auf T503 in den verschiedensten Bereichen des HR IMG auftauchen.

Empfehlungen:
  • Beim Design eines Global Template sollten Sie die Option in Erwägung ziehen, Mitarbeiterkreise immer nur für ein Land zu nutzen. Damit tritt das Problem gar nicht erst auf. Die Nachteile im Reporting können teilweise durch entsprechendes Design in BI oder BO ausgeglichen werden.
  • Jeder Mitarbeiter, der HR Customizing durchführt, muss klar darauf hingewiesen werden, wenn Mitarbeiterkreise länderübergreifend genutzt sind. Das gilt auch für scheinbar erfahrene Berater.
  • Halten Sie die Gruppe von Usern, die T503 pflegen dürfen, klein. Schützen Sie die Tabelle über das Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS in einer speziellen Rolle (ggf. zusammen mit anderen besonders kritischen Customizingtabellen)
  • Wenn Sie sich für den länderübergreifenden Einsatz von Mitarbeiterkreisen entscheiden, prüfen Sie Ihr Design frühzeitig darauf, ob dies die Optionen zur Gruppierung nicht zu stark einschränkt – auch wenn Mitarbeiterkreise vom Namen her für verschiedene Länder passen, gilt dies nicht notwendigerweise auch für die dahinter liegenden Regelungen.