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Concur: Auswertungen für Manager – effizient und datenschutzkonform

Den Zugriff auf Concur-Reports können Sie Nutzern entweder über die Zuweisung einer Rolle oder über die sogenannte BI-Manager Funktion erteilen. Die Zuweisung von Rollen ist beschränkt auf die Anzahl der Lizenzen, die Sie mit dem Standardreporting Analysis oder Intelligence erwerben. Die Anzahl der Mitarbeiter, die über die BI-Manager Funktion Zugriff auf das Reporting erhalten, ist unbegrenzt. Die Manager können dabei nur Mitarbeiter auswerten, denen sie direkt im Benutzerprofil zugeordnet sind (siehe Abb. 1). Entspricht der Manager bzw. direkte Genehmiger dem BI-Manager, kann dies über die „Reporting Configuration“ gleichgesetzt werden (siehe Abb. 3, 1. Ankreuzfeld). Den Zugriff auf Personen über die Vergabe einer Rolle können Sie – je nach Konfiguration – abhängig von der Mitarbeitergruppe, dem Land, Buchungskreis oder Ähnlichem steuern.

Aber: Egal ob BI-Manager oder Reporting-Nutzer aufgrund einer Rollenzuordnung, ALLE sehen alle verfügbaren Standardreports. Und das sind ca. 200 Auswertungen. Eine Beschränkung auf eine bestimmte Auswertung für Manager ist nicht möglich. Dies ist aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Regel nicht erwünscht. In diesem Fall muss der 2. Haken in Abb. 3 entfernt werden.

Eine Alternative ist die sogenannte Bursting-Funktion. Damit können Sie z. B. eine Manager-Auswertung automatisch am Monatsende an alle BI Manager (oder Genehmiger) per E-Mail senden und es enthält jeder eine Auswertung mit den Mitarbeitern, denen er zugeordnet ist.

Achtung! Die Bursting-Funktion steht Ihnen aber nur im Intelligence (nicht jedoch im kostenfrei enthaltenen Analysis) zur Verfügung. Viele Unternehmen nutzen dieses Verfahren, um den Managern regelmäßig eine Übersicht über die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zuzusenden. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Reports und der Einrichtung des Report Bursting benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Schreiben Sie an kontakt@iprocon.de. Eine Remote-Session von wenigen Stunden, in denen wir Ihnen die Funktion einrichten und erläutern, ist dafür schon ausreichend.

Abb. 1: Zuordnung eines BI Managers im Benutzerprofil des Mitarbeiters

 

Abb. 2: Zugriff auf das Reporting über eine Rolle (Intelligence oder Analysis) oder/und die Funktion BI Manager (Intelligence/Analysis – BI Manager)

 

Abb. 3: Menüoption für BI Manager (oder Genehmiger, falls mit 1. Haken gleichgesetzt) einblenden

Weitere Hinweise und Erklärungen zu der Nutzung des Reportings finden Sie auch in unserem Buch „Concur – Reisemanagement mit SAP“

 

 

 

 

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