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Verwendung von SuccessFactors Instance Synchronisation & Instance Refresh

SuccessFactors bietet mit den beiden Funktionen „Instance Synchronisation“ und „Instance Refresh“ unterschiedliche Wege an, um Konfigurationen und gegeben falls Daten von einer Instanz zu einer anderen zu verschieben. Hier ist es wichtig zu wissen, welche der beiden Funktionen in welchem Szenario zu verwenden ist.

SuccessFactors Instance Synchronisation

SuccessFactors bietet mit „Instance Synchronisation“ die Möglichkeit, Konfigurationen von einer Instanz auf eine andere zu verschieben.

Instance Synchronisation“ kurz auch als „Instance Sync“ bezeichnet, besteht aus drei Funktionalitäten:

  • „Instance Synchronization Wizard / Instanzensynchronisations-Assistenten“: wird verwendet um neue Synchronisierungsaufträge einzurichten und auszuführen
  • „Manage Sync Packages“: wird verwendet um mehrere Sync Artifacts zu bündeln
  • „Instance Synchronization Monitor Tool“ wird verwendet um den Status von Synchronisierungsaufträgen zu überwachen und Berichte anzuzeigen

Hier bei wird ein „Push Modell“ verwendet. Die Konfigurationseinstellung werden von der Quellinstanz in die Zielinstanz verschoben (pushed). Dies bedeutet, dass die Einstellung für den Instanzensynchronisations-Assistenten und die Synchronisationsaufträge immer in der Quellinstanz erstellt werden. Es ist möglich das Push Modell in mehrere Richtungen zu verwenden.

Beispiel:

Es gibt einen Synchronisationsauftrag, welcher die Konfigurationen einer  Quellinstanz  (z. B. der Entwicklungsinstanz ) in die Zielinstanz (Testinstanz) verschiebt. Nach der Konfigurationsüberprüfung auf der Testinstanz, wird ein weiterer Synchronisationsauftrag auf der Testinstanz (nun Quellinstanz) anlegt. Nun werden die Konfiguration von der Testinstanz auf die Produktivinstanz (Zielinstanz) verschoben.

Synchronisationsaufträge bestehen aus einem oder mehreren „Instance Sync Artifacts“. Mehrere „Instance Sync Artifacts“ können zu einem „Sync Package“ zusammengestellt werden.

Ein „Instance Sync Artifacts“ spiegelt eine Konfiguration aus einem SuccessFactors Modul dar. Um  „Instance Sync Artifacts“ zu synchronisieren werden auch die Berechtigungen genau für diese benötigt.

Momentan gibt es die folgenden „Instance Sync Artifacts“ in SuccessFactors:

  • Sync Artifact for Career Development Plan Templates
  • Sync Artifact for Compensation Lookup Table
  • Sync Artifact for Competencies
  • Sync Artifact for Dashboard Settings
  • Sync Artifact for Data Models
  • Sync Artifact for Families and Roles
  • Sync Artifact for Form Label Translations
  • Sync Artifact for Foundation Objects
  • Sync Artifact for Goal Management Templates
  • Sync Artifact for Homepage Tile Configurations
  • Sync Artifact for Homepage Tile Groups
  • Sync Artifact for MDF Configuration UI Settings
  • Sync Artifact for MDF Data
  • Sync Artifact for MDF Object Definitions
  • Sync Artifact for MDF Picklists
  • Sync Artifact for MDF Rules
  • Sync Artifact for Performance Management Templates
  • Sync Artifact for Picklists (Legacy)
  • Sync Artifact for Rating Scales
  • Sync Artifact for Role-Based Permission Groups
  • Sync Artifact for Role-Based Permission Roles
  • Sync Artifact for System Properties
  • Sync Artifact for Workflows (Route Maps)
  • Sync Artifact for Workflow Groups

Wichtig: Das SuccessFactors Instance Synchronisation ist für die Synchronisation von Konfigurationen gedacht, nicht für die Synchronisation von Daten. Für Konfigurationen ist es auch möglich, dass die Instanzen auf unterschiedlichen Data Center liegen.

SuccessFactors Instance Refresh

SuccessFActors bietet mit den „Instance Refresh“ die Möglichkeit, eine Instanz-Replikation durchzuführen. Hier zu werden Daten und Konfigurationen von der Quellinstanz zur Zielinstanz kopiert. Die möglichen Integrationseinstellungen der Zielinstanz werden nicht überschrieben.

Voraussetzungen:

In Provisioning, dem Backend von SuccessFactors, muss der folgende Punkt in Quell- und Zielinstanz freigeschaltet sein:

  • Role-based permission

Desweiteren muss in Provisioning oder dem Upgrade Center noch der folgende Punkt aktiviert werden:

  • Enable Generic Object

Folgende Berechtigungen müssen auch in beiden Instanzen (Quell- und Zielinstanz) für den durchführenden User gesetzt sein:

  • Manage Integration Tools -> Access to OData API Metadata Refresh and Export
  • Metadata Framework -> Admin access to MDF OData API
  • Manage Instance Refresh -> Select ALL (alle möglichen Punkte wählen)

Einschränkungen Instance Refresh:

  • SuccessFactors Onboarding: wird nicht unterstützt.
  • People Analytics -Embedded Edition: Wenn sie People Analytics – Embedded Edition nutzen, wird von SuccessFactors empfohlen kein Refresh durchzuführen (KBA 2277508). Durch den Refresh können die Konfigurationen von der Embedded Edition beschädigt werden und alle Report Story Berichte können dadurch korrupt sein.
  • SAP Jam: Der Refresh gilt nicht für SAP JAM. JAM Daten, Benutzer und Konfigurationen müssen auf die neuen Daten angepasst werden
  • Recruiting Management: Die Stellenanforderungshistorie und auch die Bewerberdatenhistorie werden durch den Refresh in der Zielinstanz gelöscht (KBA 2834508)
  • Recruiting Marketing: wird nicht unterstützt. (KBA 2883870)
  • Onboarding 2.0: Instance Refresh wird nun unterstützt wenn auf Quell- und im Zielinstanz Onboarding 2.0 aktiviert ist. (KBA 2912722)
  • WorkForce Analytics : wird nicht unterstützt (KBA 2341764)
  • ORD (Advanced Reporting data source): wird teilweise unterstützt (KBA 2315083)
  • Instance Refresh wird bei einem Releasewechsel nicht unterstützt > Blackout Periode (Während das Release auf der Preview Instance ausgerollt wurde bis zum Go Live in der Produktivinstance)
  • Instance Refresh wird nur unterstützt, wenn sich das Quell- und Zielinstanz auf demselben DataCenter befinden.
  • Instance Refresh wird nicht unterstützt, wenn eine bestimmte Schwellgrenze in der Quellinstanz bei der Schema Size überschritten wurde. Die Schema Size ist nur im Backend von SuccessFactors ersichtlich. Sollte aber der Schwellwert überschritten werden, erfolgt eine Systembenachrichtigung per E-Mail an den Systemadministrator.

Wichtig: Es werden immer alle Daten und alle Konfigurationen von der Quellinstanz in die Zielinstanz übertragen. Bereits vorgenommene Konfigurationen in der Zielinstanz werden immer überschrieben.

Hinweis: Mit den Release b2005 werden keine Attachments mehr beim Instance Refresh kopiert. (KBA 2900061)

Vergleich der beiden Funktionen:

Instance Refresh Instance Synchronization
Verwenden Sie Instance Refresh, wenn Sie alle Konfigurationen und Daten der Quellinstanz in Ihre Zielinstanz kopieren möchten, ohne die Integrationen in Ihrem Ziel zu beeinträchtigen. Verwenden Sie Instance Synchronization, wenn Sie ausgewählte Konfigurationen von der Quellinstanz mit der Zielinstanz verschieben wollen, ohne ihre Daten zu ändern.
Verwenden Sie Instance Refresh, wenn Sie in zeitlichen Abständen eine Kopie von Ihrer produktiven Instanz auf die Testinstanz vornehmen wollen. Auch ein Instance Refresh von der Produktions- zur Preview-Instanz ist möglich. Verwenden Sie Instance Synchronization, wenn Sie getestete Konfigurationen/Features von der Entwicklungsinstanz / Testinstanz auf die produktive Instanz bewegen möchten. Der Einsatz ist hier vor allem im Rahmen der Implementierung von Modulen oder deren Erweiterung gedacht.

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