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Fehleingaben beim Reiseverlauf in SAP Concur vermeiden

Für viele Benutzer ist die Eingabe des Reiseverlaufs in SAP Concur anfangs ungewohnt. Anders als in anderen Systemen oder auf dem Papier wird nicht nur die Abfahrtszeit und Rückkehr eingegeben. Stattdessen muss die Fahrzeit für die Anreise mit Abfahrt und Ankunft sowie die Dauer der Rückreise mit Abfahrt und Ankunft angegeben werden. Wenn die Reise noch Zwischenziele hat, kann es schnell undurchsichtig werden, ob man sich an die richtigen Eingaberegeln gehalten hat.

Das System gibt bereits eine Fehlermeldung aus, wenn eine Reise nur aus einem Reiseabschnitt besteht. Wenn der Benutzer aber beispielsweise, nachdem er diese Fehlermeldung erhält, einfach eine Rückfahrt zur mehrtägigen Anfahrt hinzufügt, berechnet das System falsche Verpflegungssätze. Es führt dazu, dass höhere Pauschalen generiert werden. Dies kann bei einer Prüfung schnell übersehen werden. Bei einer automatischen Genehmigung wird es erst recht nicht bemerkt. Um dies zu vermeiden, bietet sich eine einfache Audit Rule an.

Das System generiert die Verpflegungspauschale einzeln für jeden Tag. Somit kann eine Regel prüfen, ob alle Ausgaben vom Typ Verpflegungspauschale maximal 24 Euro (für Deutschland) betragen. Dieses muss je Land, in dem Verpflegungspauschalen gezahlt werden, geprüft werden, um Land, Betrag und Währung richtig zu kombinieren.

Abbildung 1 zeigt einen Reiseverlauf mit einer mehrtägigen Anreise, also eine Fehlerfassung.

Abbildung 1: Falsche Eingabe des Reiseverlaufs in SAP Concur

Mit dieser Eingabe werden die in Abbildung 2 gezeigten Verpflegungspauschalen generiert.

Abbildung 2: Fehlerhafte Verpflegungspauschalen

In Abbildung 3 sehen Sie die Audit Rule, die auf diesen Fehler hinweist. Das Feld Daily Allowance (gross) enthält den Bruttowert. Falls Übernachtungspauschalen hinzukommen oder Mahlzeiten abgezogen werden, ist hier der Ausgangswert für die tägliche Verpflegungspauschale zu sehen.

Abbildung 3: Audit Rule in SAP Concur zur Vermeidung fehlerhafter Reiseverläufe

Wenn Verpflegungspauschalen generiert werden, die pro Tag höher als 24 Euro liegen, wird das Senden des Reports verhindert und eine Meldung ausgegeben. Ein Beispiel dafür sehen Sie in Abbildung 4.

Abbilung 4: Meldung wegen fehlerhaftem Reiseverlauf

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