Wie Ihnen der HR-Prozess-Check zu einem maßgeschneiderten Vorgehen bei der Umsetzung Ihres Projektes verhilft und Sie unnötigen Aufwand vermeiden, zeigt Ihnen die nächste Abbildung. Die unten folgenden Praxisbeispiele verdeutlichen, wie dieses Vorgehen auch auf Ihre Problemstellung Anwendung finden kann.
Die verschiedenen Phasen („Checks“) dienen dazu, Streuverluste zu vermeiden. Von Phase zu Phase wird der Fokus enger auf Ihre Ziele hin ausgerichtet:
Check 1: Im ersten Schritt ist festzulegen, welche Bereiche von dem Projekt betroffen sind. Gegebenenfalls sind auch Funktionen außerhalb der Personalabteilung zu betrachten.
Check 2: Anhand Ihres unternehmensspezifischen Leistungskataloges können Sie nun die relevanten Leistungen für die entsprechenden Bereiche festlegen. Bei der Anpassung des Referenzmodells an Ihre Unternehmensspezifika unterstützen wir Sie gerne in einem Workshop.
Check 3: Für die selektierten Leistungen legen Sie nun Kennzahlen fest. So können Sie z.B. die Häufigkeit für das Auftreten der Leistung und ihre Bedeutung hinterlegen und erhalten damit eine Aussage darüber, welche Leistungen näher zu betrachten sind.
Check 4: Schließlich modellieren und analysieren Sie nur noch für die Leistungen Ihre Prozesse, die Sie für das konkrete Projekt als relevant definiert haben.
Check 1: Projektumfang Entgeltabrechnung
Check 2: Wenn Sie die Entgeltabrechnung aus Ihrer Personalabteilung ausgliedern möchten, müssen Sie genau definieren, welche Leistungen Vertragsgegenstand sind. Die auszugliedernden Leistungen können Sie beispielsweise mit Hilfe Ihres unternehmensspezifischen Leistungskatalogs identifizieren. Die Auswahl sollten Sie anschließend unbedingt mit Hilfe betroffener Mitarbeiter validieren.
Check 3: An den Leistungen können Sie nun Kennzahlen für das Preismodell hinterlegen. Außerdem sollten Sie die Leistungen kennzeichnen, bei denen Schnittstellen zwischen Ihrem Unternehmen und dem Outsourcer zu erwarten sind.
Check 4: Kritische Leistungen (also insbesondere Schnittstellen) sollten modelliert werden. Denn auf diesem Weg beschreiben Sie gleichzeitig die Kommunikationswege und –arten zwischen Ihrem Unternehmen und dem Dienstleister.
Checkergebnis: Den auszugliedernden Teilbaum und die Schnittstellen-Prozesse fügen Sie einfach dem Vertrag bei. Damit vermeiden Sie, dass z.B. Nebenaufgaben übersehen und Nacharbeiten notwendig werden und die erwünschte Einsparung des Outsourcing-Projekts ausbleibt.
Check 1: Ausgehend von Ihrer Prozessarchitektur legen Sie zunächst den groben Umfang des Projekts fest (z.B.: alle Leistungen, die durch mySAP HR unterstützt werden).
Check 2: Streben Sie eine gezielte Prozessoptimierung an, so müssen Sie zuerst die Funktionen bestimmen, bei welchen Sie Optimierungsbedarf vermuten. Das Referenzmodell dient Ihnen dabei als Leitfaden in Workshops mit den Anwendern und internen Kunden.
Check 3: Als Kennzahlen können Sie z.B. die Häufigkeit für das Auftreten der Leistung und das Gewicht für Ihr Unternehmen hinterlegen.
Check 4: Mit der Rangfolge der Leistungen beschränken Sie nun die weitere Modellierung und Analyse auf die kritischen Prozesse, bei denen der Optimierungsaufwand einen befriedigenden ROI erwarten lässt.
Checkergebnis: Mit diesem Vorgehen optimieren Sie die relevanten Prozesse effizient und zielgerichtet.