Für das Reporting von Reise- und Speseninformationen setzt Concur das Intelligence Add-On ein. Das webbasierte Tool von IBM heißt Cognos und erhält die Daten in einem täglichen Job von Concur. Somit sind keine Onlineauswertungen möglich, sondern die Informationen sind erst mit einem Tag Versatz zu sehen. Dafür bietet das Tool jede Menge Möglichkeiten zur grafischen Aufbereitung der Daten. Das Produkt bringt ca. 150 Standardauswertungen mit und bietet außerdem die Möglichkeit, eigene Queries zu erstellen und diese z.B. nach Excel zu exportieren.
Anders als in SAP gibt es in Cognos jedoch kein Feld „Letzter Änderer“. Stattdessen findet man unter „Expense Report > Expense Report Workflow Trail“ die Bearbeiter der verschiedenen Steps und Statuswechsel. Damit lässt sich zum Beispiel ermitteln, welcher Mitarbeiter die Reise geprüft und freigegeben hat oder welche Assistenz eine Reise für einen anderen Mitarbeiter angelegt hat. Dafür muss man den Step (hier „Approval for Processing“) mit dem entsprechenden Status (hier „Approved“) entweder in einem Filter (siehe Abbildung 1) oder auf dem Selektionsbild kombinieren.
Abbildung 1: Kombinierter Filter zur Ermittlung des Prüfers einer Reise
Um außerdem festzustellen, welche Änderungen der Prüfer vorgenommen hat (falls er die Berechtigung dazu hat), können Sie die Daten des Audit Trails auswerten. Diese finden Sie in Cognos unter „Expense > Audit Trail (Change Log)“. Da sehen Sie sowohl die alten als auch die neuen Werte, entweder auf Report- oder auf Ausgabenebene (siehe Abbildung 2).
Abbildung 2: Auswertung von Änderungen
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