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Concur – Einzelne Ausgaben einer Abrechnung ablehnen

Abrechnungen in Concur genehmigen

In Concur haben Genehmiger und Prüfer in der Regel Abrechnungen vorliegen, die mehr als eine Ausgabe enthalten. Von diesen Ausgaben können beispielsweise fast alle korrekt und nur eine fehlerhaft sein. In diesem Fall möchte man womöglich nicht die ganze Abrechnung an den Benutzer zurücksenden, sondern nur die fehlerhafte Ausgabe und den übrigen Teil der Abrechnung genehmigen, damit der Erstattungsbetrag zügig zur Auszahlung kommt. Dazu sind folgende Schritte der Konfiguration notwendig.

Die Ausgabenformulare erweitern

Je nachdem, für welche Ausgaben man das einzelne Zurücksenden ermöglichen möchte, muss man die entsprechenden Formulare der Ausgaben anpassen. Dazu navigiert man unter Administration zu Expense → Expense Admin und dann in der linken Leiste unter Forms and Fields zu dem mittig sichtbaren Dropdown-Menü „Formulartyp“ Expense Entry. (Falls man das einzelne Zurücksenden nicht für alle Ausgaben, die das gleiche Formular benutzen, ermöglichen möchte, so muss ein neues Formular für diese Ausgaben angelegt werden.)

 

Forms and Fields in Concur
Abbildung 1 – „Forms and Fields“ in Concur Travel Expense

 

Nun erscheinen in der unteren Hälfte des Bildschirms alle verfügbaren Formulare. Nachdem man eins ausgewählt hat, klappen darunter die dem Formular zugehörigen Felder auf. Sollte das Feld Send Back Expense? noch nicht angezeigt werden, muss es zuerst mit Add Fields hinzugefügt werden.

 

Felder hinzufügen
Abbildung 2 – Einem Formular Felder hinzufügen

 

Wenn das Feld Send Back Expense? dem Formular hinzugefügt ist, kann man es über Modify Form Fields bearbeiten.

 

Abbildung 3 – Die Felder eines Formulars bearbeiten

 

Im dann erscheinenden Fenster kann man unter Access Rights festlegen, wer in diesem Feld einen Haken setzen, also wer einzelne Ausgaben an den Benutzer zurücksenden darf. Beispielsweise nur der Genehmiger, nur der Prozessor oder beide.

Wie ein Genehmiger oder Prüfer einzelne fehlerhafte Ausgaben zurücksendet

Hat man als Genehmiger nun eine solche Abrechnung mit fehlerhaften Ausgaben vorliegen, kann man bei der fehlerhaften Ausgabe, sofern es das Formular dieser Ausgabe ermöglicht, das Kästchen Send Back Expense? aktivieren. Wenn der Haken gesetzt wurde, muss man diese Ausgabe speichern und kann dann die gesamte Abrechnung wie gewohnt genehmigen.

 

Abbildung 4 – Prozessorsicht einer Ausgabe die einzeln abgelehnt werden kann

 

Im Anschluss erscheint ein Fenster in dem der Genehmiger noch einen Kommentar für den Benutzer erfasst, warum die Ausgabe(n) falsch waren. Ist dieser Kommentar erfasst und das Fenster mit OK bestätigt, erstellt Concur automatisch eine neue Abrechnung mit nur den fehlerhaften Ausgaben und schickt diese mit dem Kommentar zurück an den Benutzer und genehmigt die übrigen korrekten Ausgaben der Abrechnung.

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