Für die Überleitung der Reisekostenabrechnungen zur Buchung im Finanzsystem bietet SAP Concur zwei Wege:
- den Buchungsextrakt (Standard Accounting Extract – SAE File)
- die native Integration zwischen SAP Concur und SAP ERP
Zur nativen Integration haben wir bereits verschiedene Beiträge veröffentlicht. Heute geht es um den Buchungsextrakt, der mehr Möglichkeiten bietet, als es auf den ersten Blick scheint.
Ein SAE File je Mitarbeitergruppe
Beide Wege können innerhalb einer SAP Concur Instanz parallel genutzt werden, aber nie gleichzeitig für eine Mitarbeitergruppe (Expense Group). Eine Reisekostenabrechnung wird nach Freigabe durch den Prozessor in einem SAE File extrahiert und ist danach nicht mehr änderbar. Bei der nativen Integration hingegen, kann die Reiseabrechnung erneut geöffnet und angepasst werden, wenn die Buchung in SAP fehlgeschlagen ist.
Es kann also nur je Gruppe (entspricht oft dem Land) entweder das SAE-File verwendet oder die native Integration aktiviert werden. Bei Unternehmen mit weltweiter Concur-Nutzung sind oft beide Lösungen im Einsatz. Das SAE-File kann je Mitarbeitergruppe gesplittet (=Extract Split) werden, sodass mehrere SAE Files erzeugt werden, auch in unterschiedlichen Intervallen (Job Schedule).
Individueller Aufbau des SAE Files
Das Standard SAE File umfasst insgesamt ca. 460 Spalten je Datensatz. Die meisten dieser Felder werden Sie wahrscheinlich nie benötigen. Außerdem haben unterschiedliche Finanzsysteme in der Regel unterschiedliche Anforderungen an das Format der Importdatei. In SAP Concur haben Sie die Möglichkeit, jedes SAE File individuell zu konfigurieren, beispielsweise
- Felder ausblenden
- Reihenfolge der Felder ändern
- Feldbezeichner ändern
- im SAE File verwendetes Trennzeichen auswählen
Somit wird manuelle Nacharbeit im Buchungsextrakt bestenfalls überflüssig.
Für das Einrichten eines Extract Splits wird ein Projekt bei SAP Concur eingesetzt. Wenn Sie eine Concur Testinstanz im Einsatz haben, muss der Extract Split zunächst im Testsystem eingerichtet und getestet werden. Der Zeitplan (täglich, wöchentlich etc.) kann nur von SAP Concur angepasst werden.
Wenn Sie Fragen zum SAE File haben, kommen Sie gerne auf uns zu.