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Synthomer GmbH
Internationales Rollout von SAP HR in einem mittelständischen Unternehmen - 2 Länder in 22 Tagen Das Unternehmen Die Synthomer GmbH gehört zum Bereich Polymer Chemicals des Yulecatto-Konzerns. Sie hat in ihrem Firmensitz in Langelsheim bereits SAP u.a. mit den HR-Komponenten Personaladministration, Zeitwirtschaft und Personalabrechnung im Einsatz. Bislang betreute Langelsheim die SAP HR Systeme für Großbritannien und Deutschland. Es gab somit zu Beginn des Projekts bereits Erfahrungen mit internationalen Rollouts. Die Motivation Auf Basis der vorhandenen Erfahrungen sollte die Vereinheitlichung und damit auch Vereinfachung der Personalprozesse sowie die Schaffung einer homogenen Basis für das Finanzwesen und das Controlling fortgesetzt werden. Die Umsetzung Im Oktober beauftragte die Synthomer GmbH die Firma iProCon mit zwei internationalen Rollouts für Firmenniederlassungen in Saudi Arabien und in den Niederlanden. In beiden Firmen gibt es einen Mitarbeiterstamm von 80 – 100 Beschäftigten. Für die Rollouts wurden insgesamt 21 Tage externe Beraterkapazität geplant. Seitens der iProCon GmbH gab es bereits Erfahrungen mit internationalen Rollouts, jedoch noch nicht für diese Länder. Ein Teil der geplanten Kapazität musste mit Einverständnis des Kunden in die Einarbeitung fließen. Einführungszeitpunkt war für beide Projekte die Januarabrechnung 2006. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Herausforderungen und Umsetzung der beiden Rollouts vor. Saudi Arabien Konzeption Gemeinsam mit dem Projektverantwortlichen aus Saudi Arabien haben wir im November 2005 mit einem zweitägigen Workshop in Langelsheim begonnen. Es wurden dabei folgende Projektschritte vereinbart:
In der Mitarbeiterstruktur wird unterschieden nach Saudis und Ausländern ("Expatriates"). Um die komplexen Regelungen für Gehaltsdynamisierung ("Increment") und verschiedene Zulagen abzubilden, haben wir für die Basisbezüge spezielle Module der indirekten Bewertung entwickelt. Im Rahmen der Erfassung von Zeitdaten konnten nicht alle Prozesse wie gewünscht und aus SAP gewohnt automatisiert werden. Besonders die variable Lage und variable Anzahl der muslimischen Feiertage ("Hadj-Hollidays") sowie die flexiblen Varianten in der Inanspruchnahme dieser Tage hätten das Budget gesprengt. Die von uns entwickelte Lösung erlaubt nun eine variable Pflege der Feiertage im Feiertagskalender und eine individuelle Erfassung von einzelnen Abwesenheiten entsprechend der gewünschten Abtragung. Im Bereich der Nettoabrechnung haben wir die Berechnung der staatlichen Abgabe (G.O.S.I.) und des dazu gehörigen Unternehmensanteils (G.O.S.I.-Co's Share) implementiert. Das Reporting für das Management haben wir um einen eigenen Report zur Darstellung von Abrechnungsergebnissen nach den nationalen Besonderheiten erweitert. Im Januar 2006 haben wir den ersten Teil der Umsetzung abgeschlossen. Es folgten umfangreiche Tests durch Synthomer, die einige Korrekturen nach sich zogen. Umsetzung II Im zweiten Schritt haben wir die Lösungen für die Berechnung von Abfindungsgrundlagen ("Indemnity") und den Reisekostenzuschuss ("Airfare") implementiert. Die komplizierte Berechnung der Urlaubstage mussten wir in die Personalabrechnung integrieren. Mit dem Standard war dies nicht zu realisieren. Die Implementierung der Zeitauswertung allein für diesen Zweck wäre auch zu aufwendig gewesen. Die Qualifizierung und technische Unterstützung der Mitarbeiter vor Ort erfolgte durch Synthomer. Aufwand Geplant waren für das Projekt 10 externe Beratertage. In diesem Rahmen haben wir das Projekt bis Januar 2006 auch realisiert. Für die Implementierung der zusätzlichen Lösungen zu Abfindung, Reisekosten und Urlaub wurden weitere 5 externe Beratertage benötigt. Niederlande Konzeption Das Projekt wurde mit einem 3-tägigen Workshop mit den Projektverantwortlichen in Oss im November 2005 (Projektsprache Deutsch) eröffnet. Dabei haben wir zunächst den Abrechnungsablauf mit Brutto-, Nettoabrechnung und den spezifischen Forderungen des Unternehmens analysiert. Als grundlegendes Problem erwies sich, dass im Dezember 2005 der SAP Abrechnungsprozess durch gesetzliche Neuerungen gravierende Änderungen in der Datenerfassung und -verarbeitung erfuhr. In dieser Phase erwies es sich als positiv, dass noch ein Vertrag mit einem externen Anbieter für die Gehaltsabrechnung in den Niederlanden bestand. Dies hatte den Vorteil, dass wir einen umfassenden Vergleich der Abrechnungsergebnisse aus SAP und dem externen Anbieter durchführen konnten. Zum anderen hätte der externe Vertrag im Falle eines Scheiterns zunächst aufrechterhalten werden können. Umsetzung Es wurde vereinbart, im Rahmen der Personalabrechnung weitestgehend den SAP-Standard beizubehalten. Letztendlich haben wir lediglich kleinere Anpassungen von Rechenregeln im Bereich der Nettoabrechnung vorgenommen. Zur Erhöhung der Akzeptanz bei der Belegschaft haben wir besondere Aufmerksamkeit auf die Anpassung der Entgeltbelege gelegt. Das Projekt fand im Januar 2006 seinen Abschluss. Bei einem dreitägigen Termin in den Niederlanden führte Synthomer umfassende Tests durch. Die erforderlichen Anpassungen für den "Feinschliff" haben wir umgehend durchgeführt. Aufwand Der ursprünglich geplante Aufwand von 11 externen Beratertagen hat aufgrund der kurzfristigen gesetzlichen Änderungen nicht ausgereicht. Inklusive der Nacharbeiten und Korrekturen während des laufenden Betriebs haben wir insgesamt 17 Beratertage eingesetzt. Fazit Beide Projekte konnten trotz eines höheren Risikos dank des pragmatischen Ansatzes in kurzer Zeit erfolgreich realisiert werden. Der Kern dieses pragmatischen Ansatzes lautete: Nutzung des SAP-Standards, es sei denn, Regelungen zu zahlungs- bzw. buchungswirksamen Daten stehen dem entgegen. Besonders positiv auf das Projekt haben sich das starke konzernseitige Engagement für diese Einführungen sowie die Fachkompetenz der HR-Abteilung in Langelsheim ausgewirkt. Als kritisch haben wir die zögerliche Haltung der örtlichen Standortleitungen in beiden Projekten empfunden. Dennoch konnte für beide Projekte ein positives Fazit gezogen werden. Die gestellten Ziele wurden erreicht. |