Papierfabrik Scheufelen GmbH & Co. KG Optimierung des HR-Reportings durch Einführung des SAP Business Warehouse Das Unternehmen Die Papierfabrik Scheufelen GmbH & Co. KG ist ein im schwäbischen Lenningen ansässiger mittelständischer Papierhersteller, wobei der Fokus auf hochwertigen Bild- und Kunstdruckpapieren (z. B. für die Automobilindustrie) liegt. Die Papierfabrik Scheufelen hat ca. 800 Mitarbeiter und setzt SAP® HR seit 2001 ein. Aktuell unterstützt SAP® HR die Papierfabrik in den Prozessen Organisationsmanagement, Personaladministration, Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung. Für das Reporting im HR bedient sich die Papierfabrik Scheufelen des Managers Desktop, mit dem die Führungskräfte Auswertungen für ihren Verantwortungsbereich auf Knopfdruck online und in Echtzeit aufrufen können. Im Jahre 2005 wurde das SAP Business Warehouse für den Bereich Finance und Controlling eingeführt. In 2006 folgte die Einführung des Business Warehouse für den Bereich HR. Im Sommer 2006 wird ein Releasewechsel von 4.7 Extension Set 1.0 auf ERP 2005 durchgeführt. Die Motivation Vor der Implementierung des Business Warehouse wurden die Berichte im Rahmen des HR-Reportings mühsam mit SAP® HR und MS Excel zusammengestellt. Dabei kamen die Rohdaten aus SAP® HR und wurden dann nach Download in MS Excel aufwändig aufbereitet, formatiert und per e-Mail an die Führungskräfte und sonstige interne Empfänger übersandt. Die Umsetzung Das Einführungsprojekt wurde von den Beratern der iProCon GmbH mit Unterstützung durch die PIKON AG Deutschland durchgeführt. Im ersten Schritt erfolgte gemeinsam mit den Projektmitarbeitern der Papierfabrik Scheufelen die Erhebung der Anforderungen an ein HR-Reporting unter Verwendung des SAP Business Warehouse. In Teamarbeit entstand dann ein Reportingkonzept, welches Grundlage für die Realisierung war. Das Konzept enthielt wesentliche Aussagen darüber, - welche Daten bereits durch den Standard von SAP® aus dem R/3® zur Verfügung gestellt werden - welche Daten mit Hilfe von Erweiterungen aus dem R/3® oder aus anderen Datenquellen beschafft werden müssen und - ob und welche Daten nach der Datenbeschaffung wie weiterverarbeitet werden müssen. Im Rahmen dieser Konzeptionsphase wurde deutlich, dass insbesondere in den Bereichen der Auswertung von Abrechnungsergebnissen der Personalabrechnung und der Personalkostenplanung ein deutlicher Schwachpunkt besteht. Die Ergebnisse können zwar auf der Ebene von Lohnarten problemlos ausgewertet werden, jedoch stehen keinerlei Informationen auf der Ebene des Sachkontos zur Verfügung. Lediglich auf der Ebene des aus dem R/3® bekannten symbolischen Kontos stehen die Daten zur Verfügung. Diese Anforderung war aber für den sinnvollen Vergleich von Planungsergebnissen der Personalkostenplanung mit den Ist-Ergebnissen der Personalabrechnung unbedingt zu realisieren. Hier wurde von den Mitarbeitern der iProCon GmbH und der PIKON Deutschland AG ein performantes und tragfähiges Lösungskonzept präsentiert, welches wie folgt skizziert werden kann: - Der Extraktor für die Personalabrechnung wurde erweitert. - Der Extraktor für die Personalkostenplanung ließ dies nicht zu. - Es wurde eine Lösung herausgearbeitet, die im BW das Buchungscustomizing des HR bereitstellt und somit die geforderten Informationen verfügbar macht. Damit steht im Business Warehouse auch das Sachkonto als Auswertungsmerkmal zur Verfügung. Der Gewinn Mit Einführung des Business Warehouse stehen die Berichte nun direkt und ohne Medienbrüche in MS Excel zur Verfügung. Darüber hinaus entfallen umfangreiche Schritte zur Aufbereitung von Kostenstellen- und/oder Organisationshierarchien. Nächster Schritt Der nächste Schritt umfasst nun die Integration der BW-Berichte in den Managers Desktop, wodurch für die Führungskräfte der Versand der BW-Berichte per e-Mail entfällt und diese die Berichte ihres Verantwortungsbereichs zeitgerecht aufrufen können. Mittelfristig ist die Bereitstellung der BW-Berichte über Web-Reporting angedacht. Zitat Elke Mayerle, Leiterin Entgeltabrechnung u. HR-IT-Systeme „Rückblickend sind wir sicher, dass wir mit der Implementierung des Business Warehouses im HR und der fachlichen Unterstützung der iProCon-Berater den richtigen Weg gegangen sind. Insbesondere die direkte Verfügbarkeit der Berichte in MS Excel und das Layout begeistern mich sehr.“ Autoreninfo Die iProCon GmbH ist eine Unternehmensberatung mit dem Fokus „Personalprozesse und Personalsysteme“. Sie begleitet Firmen verschiedener Branchen im Management von Personalprozessen und in der Implementierung und Optimierung von HR-Systemen, insbesondere mySAP® HR. Jörg Edinger arbeitet seit Anfang 2002 bei der iProCon GmbH, derzeit als Senior Consultant. Er betreut mehrere Kunden im Bereich SAP HR mit den Schwerpunkten Entgeltabrechnung, Altersversorgung, Personalkostenplanung und Personalcontrolling. Zuvor war er als dezentraler Controller bei der Barmer Ersatzkasse tätig. Er verfügt über langjährige Praxiserfahrung in den Bereichen Personalabrechnung, Planung & Controlling sowie Altersversorgung.